چگونه می توان جلسات کاری جذاب تری داشت - جعبه مهر

به گزارش دنیای اقتصاد به نقل از Strategic Management Journal، این موضوع می تواند زنگ خطر را برای سازمان ها به صدا درآورد. به طور کلی، جلسات کاری سنتی و رایج در سازمان ها به سه دلیل عمده، فاقد کارآیی و جذابیت برای کارکنان و گاه حتی برای خود مدیران بوده و هست که عبارت است از:

1- جلسات پرشمار، اما کم اهمیت: با سرعت دریافت و پیچیده تر شدن کارها، بر تعداد جلسات کاری در درون تیم ها و سازمان ها افزوده می شود. اما اغلب این جلسات کاری، فاقد اهمیت کافی و حساس هستند و عدم برگزاری آنها، مشکل چندانی برای تیم یا سازمان به وجود نخواهد آورد و به همین دلیل افراد، شرکت یا عدم شرکت در این نوع جلسات بی فایده را یکسان می دانند و در نتیجه با بی میلی و بدون آمادگی ذهنی کافی در آن ها شرکت می کنند.

2- جلساتی فرآیندمحور با هدفمندی کمتر: متاسفانه در بسکمک از جلسات کاری رایج در سازمان ها، بیشتر از آنکه بر انجام کار ها به شکل بهتر و موثرتر تمرکز شود، صرفا به انجام کار ها و روی زمین نماندن امور جاری پرداخته شده و به ندرت پیش می آید که در این جلسات، اهداف ارزشمندی همچون الهام بخشی و سهیم شدن افراد در تجربیات پیروز همدیگر دنبال شود و در نتیجه اهداف بلندمدت و ارزشمند معمولا در این جلسات نادیده گرفته می شوند.

3- جلساتی طولانی همراه با کم توجهی شرکت کنندگان: بسکمک از کارکنان یا حتی مدیرانی که معمولا در جلسات کاری شرکت می کنند- یا به عبارت بهتر باید شرکت کنند- هیچ گاه چشم انتظار برگزاری جلسات نیستند و به طور کلی جلسه گریز هستند، چراکه مطمئن نیستند در این جلسات، ایده پردازی و ارزش آفرینی صورت پذیرد و این وضع شبیه به دانش آموزان در مدارس است که علاقه چندانی به حضور در مدرسه ندارند و هنگام حضور در مدرسه منتظر انتها آن هستند.

در نتیجه حاکمیت چنین وضعی بر جلسات کاری است که بسکمک از افراد، به جلسات کاری به عنوان عامل مزاحم و کاهش دهنده بهره وری و وقت گیر نگاه می کنند که به دلیل بی فایدگی و عدم اثربخشی باید حذف شده یا تا حد امکان کاهش یابند یا با روش های جدیدتر و تکنولوژی محور همچون تبادل اطلاعات در رسانه های اجتماعی و اطلاع رسانی در قالب وب سایت ها و کانال ها جایگزین شوند. در ادامه به پنج نوع از این جلسات متفاوت و معنادار اشاره خواهد شد:

1- جلسات با غریبه ها: گاهی اوقات لازم است در جلسات کاری درون سازمانی، افرادی بیرون از سازمان را به عنوان میهمان ویژه دعوت کرد. این افراد به دلیل نداشتن پیشینه ذهنی در مورد افراد و مقید نبودن به چارچوب های فکری متداول در سازمان می توانند به عنوان منبع الهام و ایده پردازی آزاد و نوآورانه عمل کنند.

حضور چنین افرادی در جلسات کاری، علاوه بر الهام بخشی و طرح ایده های نو و متفاوت، موجب ایجاد تنوع در جلسات شده و افراد را از یکنواختی و صحبت های تکراری خلاص می کند و علاوه برآن، موجب می شود پای افرادی به درون سازمان یا شرکت باز شود که می توانند گزینه های خوبی برای جذب نیرو های کارآمد و موثر در آینده برای سازمان باشند.

2- جلسات آیا می توانی کمک کنی؟: هدف از این نوع جلسات، کمک خواستن از افراد برای حل پاره ای مسائل و چالش های موجود در سازمان است که از طریق روش های دستوری و معمول قابل پیگیری نیست. در هر سازمان یا شرکتی، یکسری افراد حضور دارند که به دلایل مختلف دوست دارند مفید باشند و بدون هیچ چشم داشتی تمایل با برطرف کردن مسائل حتی بدون ارتباط به وظایف شغلی شان، دارند. جلسات آیا می توانی کمک کنی؟ با هدف دور هم جمع کردن این افراد و کمک دریافت از آنهاست. این کار هم به حل سریع تر و بهتر مسائل و چالش های سازمان کمک می کند و هم حس حلال مسائل بودن را در این افراد ارضا می کند.

3- جلسات هوشیارسازی: وجود ناکارآمدی و عملکرد ضعیف در هر مجموعه کاری و سازمانی، امری متداول و اجتناب ناپذیر است و برخورد و مقابله با این ناکارآمدی و ضعف نیز فرآیندی است ناخوشایند که خواه ناخواه باید انجام شود. بسکمک از مدیران به دلایل احساسی و انسانی تمایل چندانی به توبیخ یا تنبیه کارکنان ضعیف و خطاکار ندارند و معمولا ترجیح می دهند در این مورد سکوت کرده یا به طور غیرمستقیم و با واسطه، مواردی را به این افراد منتقل کنند که این سستی و انفعال هم برای سازمان و هم برای خود افراد می تواند زیان بار باشد.

جلسات هوشیارسازی معمولا با هدف به حداقل رساندن پیامد های منفی مرتبط با ضعف و ناکارآمدی افراد می توانند برگزار شوند و در آن ها تلاش بر این است که به افراد کمک شود با آموختن چیز های جدید و آگاهی از نقاط ضعف خود، به درجات بالاتر بهره وری و اثربخشی دست یابند و به جای درجازدن در شرایط نامناسب خود، ارتقای عملکرد و کیفیت خود را تجربه کنند. این جلسات حتما باید به صورت انفرادی و بدون تمرکز بر آمار و ارقام و براساس روابط احساسی و انسانی برگزار شوند تا در نهایت باعث شوند افراد ضعیف و ناکارآمد هر چه سریع تر به راستا درست و هماهنگ با سایر کارکنان بازگردند.

4- جلسات بیان ناگفتنی ها: اغلب کارکنان از بیان واقعیت های تلخ به مدیریت سازمان گریزان هستند و از واکنش منفی مدیران و روسا در برابر افشای اشتباهات و طرح مسائل منفی نگران بوده و ترجیح می دهند بر حقایق تلخ و مسائل ناخوشایند سرپوش بگذارند. با این همه باید دانست که این حقایق ناخوشایند و تلخ دیر یا زود برملا خواهند شد و هر چه بیشتر از زمان مناسب برای افشای آن بگذرد، احتمال بروز زیان و وخیم تر شدن اوضاع وجود دارد. پس چه بهتر که جلساتی غیررسمی و محبت آمیز بین مدیران و کارکنان برگزار شوند تا امکان بیان ناگفتنی هایی که امکان طرح آن در جلسات عادی یا به صورت خودجوش نیست، وجود داشته باشد.

5- جلسات دورهمی: دورهمی های محبت آمیز و غیررسمی کارکنان در محیطی بیرون از سازمان می تواند به میزان شگفت انگیزی بر تقویت جنبه انسانی و معنادار کار کمک کند و روابط کاری بین کارکنان و مدیران و بین خود کارکنان سازمان را از حالت صرفا دیتامحور و خشک و رسمی جدا کرده و معنا و داستان را وارد این روابط کند.

فاصله دریافت حداکثری از سلسله مراتب اداری و به فراموشی سپردن آمار و ارقام مربوط به کار و تمرکز بر روابط بین فردی بر مبنای انسان بودن و نه کارمند بودن از ویژگی های اصلی نوع جلسات دورهمی های دل انگیز و به یادماندنی به حساب می آید که در بلندمدت موجب تقویت حس تعلق و دوستی با همه در سازمان می شود.

جعبه مهر: قدرت گرفته از سیستم مدیریت محتوای بانیما